مدیریت زمان برای طراحان حرفه‌ای امری ضروری است. بعضی مواقع لازم است حجم زیادی از کار در مدت محدودی به پایان برسد. راه حل چنین شرایطی مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری است که کمک می‌کند امور بیشتری را در زمان کمتری به انجام برسانیم. افزایش بهره‌وری در اینجا به معنای سخت‌تر یا سریع‌تر کار کردن نیست، بلکه منظور انجام امور به صورت مؤثرتر و هوشمندانه‌تر است.
برای استفاده مؤثر از زمان، نکات و تکنیک‌هایی زیادی وجود دارد. بعضی از این موارد به چگونگی انجام کارها مانند رندر گرفتن یا ویرایش تصاویر در نرم‌افزارها مربوط می‌شوند و بعضی دیگر نکاتی هستند که رعایت آنها نه تنها برای حرفه طراحی، بلکه برای انجام تمام امور روزانه لازم است. در این مطلب به نکاتی اشاره شده است که رعایت آنها می‌تواند برای همه حرفه‌ها از جمله طراحی مفید باشد اما از آنجا که بعضی از طراحان هنگام افزایش حجم کار و روبرو شدن با امور متعدد، دچار اضطراب شده و کنترل شرایط برای آنها دشوار می‌شود، رعایت چنین نکاتی به افزایش تمرکز و بهره‌وری آنها کمک می‌کند.
۱. زمان خود را محاسبه کنید
مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری برای طراحان
برای کنترل زمان و افزایش کارایی ابتدا باید مواردی که به هدر رفت زمان ما می‌انجامند را شناسایی کنیم. این کار به عنوان گام اول برای آزاد کردن زمان بسیار مهم است، زیرا باید کارهای ضروری جایگزین امور بی‌اهمیت شوند. برای مثال، آیا وقت زیادی را برای شبکه‌های اجتماعی صرف می‌کنید؟ یا وقت زیادی را پای تلفن هدر می‌دهید؟ عادت‌های خود را مرور کنید و مواردی که وقت شما را بدون داشتم بازدهی مفید هدر می‌دهند شناسایی کرده و سعی کنید این زمان‌ها را تا حد امکان کاهش دهید.
۲. فهرست تهیه کنید
در ابتدای روز، بعد از بیدار شدن از خواب، احتمالاً کارهای زیادی را در ذهن خود مرور می‌کنید اما در پایان روز متوجه می‌شوید که تنها چند مورد از آنها را به انجام رسانده‌اید. در واقع ذهن ما برای فکر کردن به موارد مختلف به طور هم‌زمان طراحی نشده است. یکی از راهکارهای متداول برای حل این مشکل نوشتن فهرست است. با این روش تمام کارهایی که باید طی روز انجام شوند را پیش روی خود خواهید داشت. تحقیقات نشان داده است که استفاده از کاغذ و مداد معمولی برای این کار مناسب‌تر است زیرا در این حالت ذهن ما به جای تمرکز بر نحوه استفاده از ابزارهای دیجیتالی، به کار اصلی خود مشغول می‌شود.
نوشتن کارهای روز بعد در هر شب و اولویت‌بندی آنها، می‌تواند تمرین خوبی برای شروع باشد. روز بعد را با انجام مهم‌ترین کار فهرست خود شروع کنید و پیش بروید. بعد از اتمام امور و قبل از نوشتن فهرست بعدی، پیشرفت خود را مورد ارزیابی قرار دهید.
۳. برای خود عادت‌های روزانه بسازید
ساعت بیولوژیک بدن نقش اساسی در کارهای روزانه ما دارد. برای اینکه از این سیستم به طور مؤثر استفاده کنید بهتر است هرکدام از کارهای روزانه خود را در زمانی معین انجام دهید. این کار ذهن و جسم شما را برای انجام کارهای معین آماده می‌کند.
مطالب مرتبط:
- مهارت‌هایی که موجب پیشرفت کاری دیزاینرها می‌شود
- ۷ ایده کسب و کار برای هنرمندان
- نقش طراحی در رفع مشکلات موجود در جهان
۴. حوزه آسایش خود را بشناسید
کارهایی که به انجام آنها علاقه دارید حوزه آسایش شما محسوب شوند. کار کردن در محیط مناسب برای افزایش بهره‌وری و کاهش حواس‌پرتی بسیار مهم است. بعضی طراحان ترجیح می‌دهند برای تمرکز بیشتر پشت میز بنشینند و کار کنند و بعضی دیگر فضای کار باز را ترجیح می‌دهند. بعضی‌ها گوش دادن به موسیقی را برای کاهش حواس‌پرتی انتخاب می‌کنند در حالی که بعضی دیگر ترجیح می‌دهند در محیطی کاملا آرام و بی‌صدا کار کنند. بهتر از پیش از همه خصوصیات و شرایط مناسب خودتان را بشناسید تا به بالاترین سطح بهره‌وری کاری برسید.
۵. هنگام انجام کارهای مهم از فضای آنلاین فاصله بگیرید
مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری برای طراحان
بعضی کارها نیاز به تمرکز زیاد دارند اما هم‌زمان با انجام آنها ممکن است ایمیل یا پیغام دریافت کنید یا زنگ تلفنتان به صدا درآید و هر لحظه تمرکز شما را برهم بزند. بهترین راه این است که موقتا از فضای مجازی فاصله بگیرید و تلفن خود را خاموش کنید تا کارتان را بدون وقفه انجام دهید.
۶. منظم و انعطاف‌پذیر باقی بمانید
روزهای کاری معمولاً با اموری همچون قرار ملاقات ضروری، پاسخگویی به درخواست دیگران و انجام کارهای فوری می‌گذرد. حفظ آرامش، نظم و انعطاف‌پذیری میان این شلوغی، بسیار اهمیت دارد. احتمالاً بارها مجبور می‌شوید برنامه روزانه خود را به دلیل پاسخگویی به درخواست‌های ناگهانی، تغییر دهید. برای مثال ممکن است اولویت امور به دلیل کارهای ضروری که پیش می‌آیند عوض شود. بهتر است آنها را طوری برنامه‌ریزی کنید که برنامه اصلی‌تان دچار وقفه نشود.
۷. بعضی امور را واگذار کنید
در صورتی که بعضی از امور را به دیگران محول کنید زمان بیشتری برایتان باقی می‌ماند. کمک گرفتن از یک دستیار و یا استخدام طراحانی که تازه فارغ‌التحصیل شده‌اند، موجب می‌شود راحت‌تر بر کارهای اصلی خود تمرکز کنید.
۸. میانبرها را یاد بگیرید
استفاده از میانبرها تنها برای کار با نرم‌افزارها نیست بلکه برای کاهش زمان انجام امور روزمره نیز اهمیت دارد. برای مثال میتوانید از اپلیکیشن‌های رایج برای مشاهده ایمیل‌های خود به صورت یکجا استفاده کنید و یا حساب شبکه‌های اجتماعی خود را به صورت یکجا ملاحظه کنید. حتی میتوانید با استفاده از تبلت بخشی از کار خود را در اتوبوس یا مترو انجام دهید. سعی کنید میانبرهایی را بیابید که علاوه بر همخوانی با شرایط شما، زمان مفید بیشتری را برایتان ذخیره کند.
۹. پیشرفت خود را اندازه‌گیری کنید
بررسی روند کارها و میزان پیشرفت آنها می‌تواند تأثیر زیادی بر اصلاح مسیر داشته باشد. ملاحظات روزانه و هفتگی مسیر شما را برای رسیدن به هدف‌های طولانی مدت هموار می‌کند. همچنین بررسی‌های مداوم به شناسایی بهتر عادت‌هایتان و چگونگی تغییر آنها در جهت پیشرفت و افزایش بهره‌وری می‌انجامد.
۱۰. برای خود زمان استراحت در نظر بگیرید
مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری برای طراحان
اگر حجم کار زیاد باشد اغلب فراموش می‌کنیم که میان کارهای روزانه زمانی را به خود اختصاص دهیم. انجام کارهای پرفشار در مدت زمان طولانی باعث از پا افتادن شخص می‌شود. اختصاص زمان برای ورزش، استراحت یا تماشا کردن برنامه‌های مورد علاقه در پایان روز کاری موجب می‌شود نیروی خود را برای روز بعد بازیابی کنید.
بعضی از طراحان هنگام افزایش حجم کار و روبرو شدن با امور متعدد دچار اضطراب می‌شوند. تمرکز بر بهره‌وری و انجام بیشترین کار در کمترین زمان، از اضطراب و خستگی زیاد جلوگیری می‌کند. به کار بردن نکات گفته شده کمک می‌کند تا با افزایش بهره‌وری و مدیریت زمان، به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود برسید.
