اغلب طراحان هنگام شروع پروژه وسوسه می‌شوند که سریع به سراغ اسکچ زدن و طراحی ظاهر محصول بروند. این کار مثل انتخاب مبلمان بدون اطلاع از اندازه اتاق است. برای طراحی یک محصول ابتدا باید پایه و اساس آن را آماده کرد. اینجاست که تفکر سیستمی به کار گرفته می‌شود تا ابتدا تصویر بزرگِ پروژه را ببینیم و سپس درک درستی از کنش‌ها و واکنش‌ها به دست آوریم.
استفاده از تفکر سیستمی کمک می‌کند تا یک چارچوب طراحی خلق کنید. از این طریق، مسیر و جهت پروژه، فعالیت منسجم اعضای گروه و قسمت‌های مهمی که برای طراحی محصول باید روی آنها متمرکز شوید تعیین می‌شوند.
سیستم دقیقا چه چیزی است؟
قبل از شروع بهتر است تعریف واضحی از یک سیستم داشته باشیم. دونلا اچ مدو (Donella H. Meadow) در کتاب خود تحت عنوان تفکر در سیستم‌ها (Thinking in Systems) چنین تعریفی ارائه کرده است:
سیستم، مجموعه عناصری به هم پیوسته است که برای رسیدن به یک هدف سازمان داده شده‌اند.
از دلِ این تعریف می‌توان چند سوال ساده پرسید.
- عناصر: چه چیزهایی عناصر اصلی سیستم را تشکیل می‌دهند؟
- به هم پیوستگی: عناصر چگونه به یکدیگر متصل می‌شوند؟ ارتباط آنها چیست؟ ورودی و خروجی آنها چیست؟
- هدف: با فعالیت این سیستم چه چیزی به دست می‌آید؟
این سؤالات پایه تفکر سیستمی‌اند و مجهز شدن به آنها کمک می‌کند تا از پس مسائلی که قرار است با آنها مواجه شوید برآیید.
استفاده از تفکر سیستمی در عمل
برای مثال یک سایت آموزشی را به عنوان محصول در نظر بگیرید که قرار است در آن، کاربرانِ محصولات مشابه، به سؤالات یکدیگر پاسخ دهند و همدیگر را پشتیبانی کنند. این کار باعث می‌شود که کاربران سریع‌تر جواب بگیرند، ضمن اینکه اعضای اصلی تیم فرصت تمرکز بر سؤالات مهم‌تر و عمیق‌تر را پیدا می‌کنند.
در چنین سیستمی عنصر اصلی چیست؟ در اینجا می‌توان عنصر اصلی را مقاله‌ای در نظر گرفت که از طرف شرکتِ سازنده محصول نوشته می‌شود و در آن به سؤالات متداول کاربران پاسخ می‌دهد. چنین مقاله‌ای دارای نویسنده، محتوا و راهی برای گرفتنِ بازخورد از کاربران است.
در مرحله بعد باید نقشه‌ای تهیه شود و در آن، نحوه ارتباط عناصر و ورودی‌ها و خروجی‌ها مشخص شود. در این مرحله چنین سؤالاتی مطرح است: مقالات چگونه تهیه می‌شوند؟ چطور در دسترس کاربران قرار می‌گیرند؟ بعضی از این سؤالات مانند دومینو سؤالات دیگر را به وجود می‌آورند و با پاسخ به هرکدام، سؤال بعدی مطرح می‌شود. تأثیر عناصر بر یکدیگر چگونه است؟ نحوه ارتباط این سیستم با سیستم‌های دیگر به چه صورت است؟
با پیگیری سوالات و کاوش مسئله، چنین نقشه‌ای شکل می‌گیرد.
برای مشاهده تصویر در اندازه بزرگ‌تر روی آن کلیک کنید
همان‌طور که می‌بینید در پس مسئله‌ای که به ظاهر راه‌حلی مشخص و سرراست دارد، یک سیستم پیچیده قرار گرفته است. اگر طراح از ابتدا و بدون بررسی به سراغ طراحی برود احتمالاً قسمت‌هایی از قلم می‌افتد و چرخه سیستم با مشکل روبرو می‌شود.
ساده نیست اما ارزشش را دارد
شاید استفاده از تفکر سیستمی برای طراحی محصول کمی پیچیده به نظر برسد اما این روش ویژگی‌هایی دارد که چند نمونه از آن را در ادامه می‌خوانید.
کشف امکانات جدید
با بررسی همه جانبه مسئله و کشف موارد در سطح پیشرفته، زمینه مناسبی برای فکر کردن به راه‌های خلاقانه فراهم می‌شود.
اولویت‌بندی کارها
زمانی که تصویری واضح از کل سیستم را در اختیار داشته باشید، میزان اهمیت و تأثیرگذاری کارها مشخص می‌شود. با اجتناب از کارهای کم اهمیت‌تر و یا موکول کردن آنها به بعد، می‌توانید هسته مرکزی سیستم را سریع‌تر بسازید.
استفاده مجدد از اجزای موجود
استفاده مداوم از یک الگو تأثیر زیادی بر سهولت استفاده کاربران از محصول دارد. داشتن الگوی ثابت از انجام کارهای اضافی جلوگیری می‌کند و باعث می‌شود که وظایف را از ابتدا شروع نکنید. برای مثال فراهم کردن امکان امتیازدهی به محتوای یک مقاله موجب می‌شود که محتوای ارزشمند از بقیه مقالات متمایز شود. این محتوای ارزشمند را می‌توانید مجدداً در جای دیگر استفاده کنید و یا امکان انتشار آن در شبکه‌‌های اجتماعی یا سایت‌های دیگر توسط خود کاربران را مهیا سازید.
استفاده از تفکر سیستمی برای بهبود محصولات موجود
تا اینجا مشخص شد که تفکر سیستمی چه نقش مثبتی در طراحی و توسعه یک محصول جدید دارد اما این روش به همین اندازه برای ارتقاء محصولات موجود نیز مفید است. با داشتن یک چارچوب می‌توانید سؤالات مشابهی را از خود بپرسید. عناصر کلیدی محصول شما چیست؟ چه طور با یکدیگر در ارتباط‌اند؟ چه هدفی را دنبال می‌کنند؟
برای مثال، به همراه اعضای گروه خود، ۱ تا ۲ ساعت را به ترسیم سیستم موجود اختصاص دهید. زمانی که نقشه همه چیز را کشیدید از خود و اعضا بپرسید که به چه روش می‌توان سیستم را بهتر و ساده‌تر کرد. با سؤالاتی که در ادامه می‌خوانید ورود به بحث را آغاز کنید.
چه‌طور می‌توان با بهره‌گیری از عناصر کمتر، به هدف کنونی رسید؟
آیا عناصر موجود در سیستم در جهت هدفی مشابه حرکت می‌کنند؟ آیا می‌توان از آنها استفاده مجدد کرد و یا آنها را با هم ترکیب کرد؟
آیا می‌توان ارتباط بین عناصر را تغییر داد؟ آیا می‌توان آنها را بهینه‌تر سازمان‌دهی کرد؟
اگر هدف کلی سیستم اصلاح شود یا تغییر یابد چه نتیجه‌ای خواهد داشت؟
در پروژه بعدی خود، با استفاده از تفکر سیستمی از گیر افتادن زودهنگام در باتلاق جزئیات جلوگیری کنید. نقشه اولیه محصول خود را ترسیم کنید و با در اختیار داشتن سیستم کلی ببینید که چه راه‌هایی برای ارتقاء محصول پیش رویتان قرار می‌گیرد.
